La Politique de Confidentialité de Olynsoft a pour objectif de vous fournir toutes les informations sur les conditions dans lesquelles Olynsoft SAS collecte et traite vos informations à Caractère Personnel.
En accédant à notre site web, vous vous engagez à prendre connaissance de cette Politique de Confidentialité, qui peut être modifiée ou mise à jour à tout moment sans préavis. Toute modification sera mise en ligne sur le Site et nous vous conseillons de la consulter régulièrement.
I. Finalités des traitements et Nature des données collectées
1.1. Nous recueillons et traitons les données que vous nous fournissez volontairement afin d’accéder à notre site web, de formuler des demandes à nos équipes (démonstrations, prise de RDV ou autres) ou d’accéder à notre documentation en ligne.
Nous recueillons et traitons également les données relatives aux préférences de nos Utilisateurs et au trafic (comme les adresses IP).
Nous plaçons également des cookies sur les terminaux des utilisateurs pour nous permettre d’améliorer en continu nos services (par exemple, par l’utilisation d’une solution de qualimétrie).
Un cookie est un petit fichier texte envoyé par le site Internet consulté par l’Utilisateur dans son navigateur Internet ou sur l’appareil utilisé. La durée de vie maximale d’un cookie est de 13 mois.
Pour solliciter un RDV avec nos équipes, vous devez nous fournir à tout le moins les informations personnelles d’identification suivantes :
- Votre nom et votre prénom
- Votre adresse email
- Votre numéro de téléphone
Vous pouvez compléter votre profil avec d’autres Données à Caractère Personnel (fonction, nom de la société, etc.) Nous ne collecterons jamais, ou ne traiterons jamais, de Données à Caractère Personnel sensibles au sens de la réglementation, concernant, par exemple, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou encore l’appartenance syndicale, la santé, etc.
1.2. Nous recueillons automatiquement certaines données lors de vos visites sur le Site Internet olynsoft.com. Par exemple, les informations relatives à l’origine de la connexion, le type et la version de votre navigateur Internet, la durée de votre connexion, etc.
II. Utilisation de vos Données à Caractère Personnel
Nous n’utilisons les Données à Caractère Personnel que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur, qui sont :
- Le respect d’une obligation légale
- Votre consentement à utiliser vos données
- Notre intérêt légitime à mener des opérations de prospection ou de promotion concernant Olynsoft et les services annexes (Olynsoft Consulting, Olynsoft Services). Nous pouvons également être amenés à enregistrer vos communications téléphoniques avec nos équipes commerciales, afin d’améliorer notre qualité de service.
III. Traitement des Données à Caractère Personnel
Olynsoft collecte et traite vos Données à Caractère Personnel de façon loyale et licite, et dans le respect des principes du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). Olynsoft est responsable du traitement de vos Données à Caractère Personnel au sens du RGPD.
Olynsoft a désigné un Data Protection Officer (DPO ou délégué à la protection des données) qui pilote en continu la conformité de l’entreprise aux principes et règles du RGPD et que vous pouvez contacter à l’adresse contact@olynsoft.com.
IV. Conservation de vos Données à Caractère Personnel
4.1. Sécurité
Olynsoft met tout en œuvre pour éviter la perte, le détournement, l’intrusion, la divulgation non autorisée, l’altération ou la destruction des Données à Caractère Personnel que vous nous communiquez.
Ainsi :
- Les Données sont stockées sur nos propres serveurs, lesquels sont hébergés au sein de l’infrastructure de Ionos France. Le contrôle de la sécurité des serveurs et de la mise à jour de nos logiciels d’exploitation est effectué en temps réel.
- Toutes les informations que vous nous transmettez sont chiffrées [protocole TLS V1.3].
- Les collaborateurs de Olynsoft sont soumis à une obligation de confidentialité et de non-divulgation et ont tous signé un engagement spécifique relatif à la protection des Données à Caractère Personnel.
- L’accès à vos Données est encadré par une politique de contrôle d’accès stricte, réservé aux personnes habilitées, dans des conditions définies.
- Lorsque nous faisons appel à des prestataires pour traiter des Données à Caractère Personnel, nous avons préalablement vérifié que ces prestataires garantissent un niveau équivalent de protection en matière de sécurité.
L’accès aux données est réservé uniquement aux personnes habilitées ou à des tiers qui détiennent une autorisation spéciale et ponctuelle (service des impôts par exemple.).
4.2. Durée
Olynsoft conserve vos Données à Caractère Personnel conformément aux dispositions légales et réglementaires suivantes :
— Nous conservons les informations relatives à la constitution et à la gestion des fichiers de prospection 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect.
— Nous avons l’obligation de conserver pendant 1 an les Données à Caractère Personnel suivantes issues de la création, de la modification ou de la suppression du Contenu des Utilisateurs :
- L’identification de connexion
- L’identification donnée par le terminal
- Types de protocoles
- Nature de l’opération
- Date et heure de l’opération
- Identification utilisée par l’auteur de l’opération.
Lorsque la conservation des Données n’est plus justifiée par la gestion d’un compte Client, une obligation légale, des exigences commerciales, la constatation, l’exercice ou à la défense de nos droits en justice, ou lorsque vous nous le demandez par application de l’un de vos droits (Article VIII), nous supprimons vos Données de façon sécurisée.
4.3. Annulation de Compte
Vous pouvez également demander que votre Compte soit supprimé en application des CGVU. Vos Données seront alors supprimées dans les conditions de l’article 4.2. ci-dessus.
V. Accès à vos Données à caractère Personnel
5.1. Accès à vos Données par les collaborateurs de Olynsoft
En fonction des finalités définies à l’article I, les collaborateurs des services client, support, administratif, comptabilité, technique, marketing & commercial de Olynsoft sont susceptibles d’avoir accès aux Données à Caractère Personnel.
L’accès à vos données s’effectue sur la base d’autorisations d’accès individuel, comme il est précisé à l’article 4.1.
5.2. Transmission des Données
Olynsoft peut sous-traiter les prestations suivantes :
- Hébergement
- Envoi de courriers postaux ou numériques
- Gestion de la relation client
Conformément à l’article 28 du RGPD, l’accès à vos Données par nos sous-traitants est prévu et encadré par un contrat. Ce contrat qui nous lie avec nos sous-traitants énumère les différentes obligations réglementaires qui pèsent sur lui en matière de protection des Données à Caractère Personnel.
VI. Transfert de Données à Caractère Personnel
Nous conservons vos Données à Caractère personnel dans l’Union européenne.
Nous pourrions également fournir les Données à Caractère Personnel de nos Utilisateurs, uniquement si cela était requis par la loi française, ou ordonné par une juridiction française.
VII. Communications de Olynsoft
7.1. Nous pouvons vous envoyer des emails à l’adresse électronique associée à votre Compte pour des raisons liées à notre relation commerciale, à savoir, des raisons techniques ou de sécurité, des raisons administratives relatives à votre abonnement au logiciel, à votre participation à nos événements, ou encore pour vous informer de l’évolution de notre offre de services.
7.2. Nous pouvons également vous adresser des SMS ou des emails contenant des offres promotionnelles et marketing dans les conditions rappelées à l’article VIII. Si vous vous désinscrivez de ces communications, vous continuerez néanmoins à recevoir les communications énumérées à l’article 7.1.
VIII. Exercice des droits des Utilisateurs
Conformément à la loi française « Informatique et Libertés » et au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), en vigueur au 25 mai 2018, vous disposez des droits suivants concernant les traitements :
- Droit d’accès et de rectification
- Droit d’opposition
- Droit à l’effacement
- Droit à la portabilité
- Droit à la limitation du traitement
- Droit d’organiser le sort de vos données numériques après la mort
Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant à l’adresse postale suivante : Olynsoft – 192 rue du Faubourg Saint Martin 75010 Paris, ou en écrivant directement à notre DPO à l’adresse contact@olynsoft.com. Toute demande devra être motivée et accompagnée de la copie d’une pièce d’identité en cours de validité.
Vous pouvez également :
- Modifier vos Données à Caractère Personnel directement à partir de votre Compte Olynsoft, si vous en possédez un,
- Gérer la réception de communications promotionnelles (non liées à une transaction) en cliquant simplement sur le lien “me désabonner” figurant au bas des courriels envoyés par Olynsoft,
- Gérer la réception de SMS en renvoyant un message texte “STOP”.